税总发[2014]127号 国家税务总局关于印发《税务稽查案卷管理暂行办法》和《税务稽查案卷电子文件管理参考规范》的通知

　　第二十五条 稽查局对装订成册的税务稽查案卷应当集中保管，并指定专人管理。案卷保管人员对保管的案卷应当严格查验，对不合格的案卷，应当退回相关部门重新整理。

　　稽查局撤销或者稽查局不具备长期档案保管条件的，应当将税务稽查案卷移交承继其职能的机构保管或者移交所属税务局档案管理部门保管。案卷移交时，应当填写档案交接文据，办理交接手续。

　　第二十六条 稽查局应当定期清理所保管的税务稽查案卷，对已到期的案卷进行鉴定，对仍有保存价值的，应当延长保管期限;对无继续保存价值的，应当依照档案管理规定的权限和程序审批后销毁。

　　税务局档案管理部门保管的税务稽查案卷的清理、鉴定、销毁，由档案管理部门会同稽查局审核报税务局领导审批后进行。

　　第二十七条 任何单位和个人不得擅自销毁、转移、藏匿、伪造、变造、篡改、损毁税务稽查案卷及其文件材料，不得将案卷及其文件材料转让他人或者据为己有。

　　第四章 电子文件管理

　　第二十八条 税务稽查案卷电子文件与纸质文件材料的收集、整理、归档应当同步进行。

　　前款所称税务稽查案卷电子文件，是指税务局及其稽查局在依法履行税务稽查职责过程中，通过计算机等电子设备取得、形成、处理、传输、存储的文字、图表、图像、音频、视频等文件，包括税收执法文书和内部管理文书的电子文本、电子数据、数码照片等。

　　第二十九条 税务稽查案卷电子文件管理应当遵循以下规则：

　　(一)统筹规划，统一标准，集中保存，规范管理;

　　(二)对电子文件取得、形成、处理、传输、存储、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态;

　　(三)方便利用，提供分层次、分类别共享应用;

　　(四)依照国家规定标准，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。

　　第三十条 取得或者形成的税务稽查案卷电子文件，应当具备国家规定的原件形式，并符合以下要求：

　　(一)能够有效表现所记载的内容并可供调取查用;

　　(二)采用符合国家规定标准的文件存储格式，确保能够长期有效读取;

　　(三)能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，未被非法更改;

　　(四)在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容真实、完整。

　　涉密电子文件的原件形式应当符合国家保密规定。

　　第三十一条 税务稽查过程中取得或者形成的税务稽查案卷电子文件，应当符合以下要求：

　　(一)从税务稽查对象取得的作为证据的电子文件，应当保持文件原貌，及时封存;

　　(二)检查人员制作的电子文件，应当注明电子文件的形成背景、证明对象、格式、大小、制作人等;

　　(三)数据分析过程中产生的电子文件，应当注明数据分析的数据源、数据分析和处理方法、数据处理过程以及数据分析结论。

　　第三十二条 税务稽查案卷电子文件归档应当符合以下要求：

　　(一)与相对应的纸质案卷的归档期限相同;

　　(二)不得低于相对应的纸质案卷保管期限;

　　(三)电子文件及其元数据应当同时归档;

　　(四)可以随案卷保存的录音带、录像带、光盘等载体，应当在装具上标注相关信息;

　　(五)已经真实性、完整性、有效性鉴定、检测，并由相关责任人确认;

　　(六)具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件，应当转换为纸质文件或者缩微品同时归档;

　　(七)冲印的数码照片，应当标注照片相关信息;

　　(八)采用技术手段加密的电子文件应当解密后归档，压缩的电子文件应当解压缩后归档;

　　(九)准确划分密级;

　　(十)涉密电子文件应当使用符合国家保密规定的载体存储，并按照保密要求进行管理和使用。

　　第三十三条 通过税收管理信息系统审批运转、对税务定性处理处罚具有直接决定作用的电子文件，应当连同审批单打印成纸质文件材料，归入相对应的纸质税务稽查案卷;无可靠电子签名的纸质文件材料，由相关人员手写补充签名;确有特殊情况无法手写补充签名的，应当注明缘由。

　　第三十四条 税务稽查案卷电子文件归档可以采用在线或者离线存储。在线存储应当使用专用存储服务器，实行电子文件在线管理;离线存储可以选择使用只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等耐久性好的载体，不得使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

　　第三十五条 税务稽查案卷电子文件管理相关事项，参照国家税务总局《税务稽查案卷电子文件管理参考规范》。

　　第五章 数字化处理

　　第三十六条 税务机关应当积极创造条件，逐步实现税务稽查案卷数字化。

　　税务稽查案卷数字化，是指采用扫描仪或者数码相机等数码设备对纸质案卷文件材料进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上且能被计算机识别的数字图像或者数字文本，并与案卷已有电子文件融合起来的处理过程。

　　第三十七条 税务稽查案卷数字化，可以在案卷文件材料整理装订时同步进行，也可以在案卷归档后集中进行。

　　税务稽查案卷数字化，由稽查局、档案管理部门、电子税务管理部门依照国家纸质档案数字化有关规定实施。

　　第三十八条 税务稽查案卷数字化应当符合以下要求：

　　(一)纸质案卷电子版本应当与原纸质案卷保持一致，不一致的应当注明原因和处理方法;

　　(二)对纸质案卷文件材料从封面至封底进行完整数字化，确实不能数字化的文件材料，应当登记备查;

　　(三)对纸质案卷数字化直接产生的图像文件应当采用通用格式;

　　(四)扫描色彩模式通常采用黑白二值模式扫描;对材料中有多色文字、红头、印章、插有照片图片、字迹清晰度较差等采用黑白扫描模式扫描无法清晰辨识的页面，应当采用彩色扫描模式扫描;

　　(五)需要进行文字识别的文件材料，扫描分辨率应当达到相应率值;

　　(六)符合国家相关保密规定。

　　第三十九条 税务稽查案卷数字化过程中，可以为原纸质案卷逐册加贴与税收管理信息系统相关联的条形码、二维码、无线射频等机读标签。