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一、合同数量＝发票数量<验收数量
如无特殊情况，供货方交付商品时，开具发票的数量(以下简称“发票数量”)应与签署的合同数量相等。移交商品时，若实际验收入库的数量(以下简称“验收数量”)大于发票数量且供货方不知情，无论差异多大，购货方通常不会主动告知供货方。此时购货方往往会按照发票数量填写入库单，同时仓库保管人员对此差异做好备查账登记，待盘点时可做盘盈处理。
若实际验收数量大于发票数量且供货方已知情，则根据验收数量与合同数量、发票数量间的差异大小进行处理：若差异较大且超过合同约定的差异范围，采购人员需及时通知需求部门，决定是退掉多余部分还是接收差异部分。如拟接受多余部分，则经相关领导审批后办理合同变更，同时要求供货方补开差异部分的发票，最终财务部门按照实际数量与供货方进行结算;若决定退掉多余部分，则直接退回，并按合同数量、金额进行结算，以免造成资金占压。
验收数量与发票数量差异较小时，在供货方不额外要求增加货款的情况下，可遵循以下三种处理方式：①材料入库单上的数量与实际入库数量保持一致，总金额与发票保持一致，摊低采购单价。此方法等于将合理溢余摊入材料单价中，优点为仓库账、财务账与实际一致，实际操作时适用于误差为称重物资重量的5‰以内的情况。②材料入库单上的数量、金额与发票数量、金额保持一致，同时仓库需将差异登记做备查账，并按照该材料领用数量及次数，分次分摊计入各批次领料中。此方法较为合理，对于单价较高且到货量较大的材料，不会因为将差异一次性领出而影响当月产品成本，但操作流程较为复杂，在实际操作中不易实现。③材料入库单上的数量、金额与发票数量、金额保持一致，同时在材料入库当月由采购人员申请填写材料出库单，经相关领导审批后，将差异一次性领出。月底财务将合理损耗(溢余)的出库单汇总，计入制造费用进行摊销。此方法操作性较强，在实际中使用较多。
二、合同数量＝发票数量>验收数量
一般以发票数量的5‰为基准，根据合同数量与验收数量差异大小不同，可分为两种情况。一种情况是合同(发票)数量大于验收数量，幅度超过发票数量的5‰，此时采购人员需根据签订合同时与供应商约定的结算方式(如多退少补)、交货地以及结算要求，及时与供应商进行协商，并以协商后的材料数量、价格开具发票。另外，也有一些公司与供应商选择与第三方单位签订合同，过磅时，以第三方单位确认的数量作为材料入库的数量，并开具发票，此方式避免了与供应商发生扯皮现象，流程上虽处理简单，但成本较高。
第二种情况是差异幅度小于发票数量的5‰，此差异幅度属于合理损耗范围，此时有三种处理方式可供选择：①材料入库单上的数量与实际入库数量保持一致，总金额与发票保持一致，摊高材料单价。此方法将合理损耗摊入材料单价中，优点为仓库账、财务账与实际一致，适用于合理误差为称重物资重量的千分之一以内的情况。若超出此范围则易导致财务记账不严谨，且具有税务检查风险，必要时需将差异部分的进项税额转出。②材料入库单上的数量、金额与发票数量、金额保持一致，同时仓库需将差异做备查账，并按照该材料领用数量及次数，分次分摊计入各批次领料中。此方法较为合理，对于单价较高且到货量较大的材料，不会因为将差异一次性领出而影响当月产品成本，但是流程较为复杂，在实际操作中不易实现。③材料入库单上的数量、金额与发票数量、金额保持一致，在材料入库当月需由采购人员申请填写材料出库单，经领导审批后，将差异一次性领出。月底财务部门将合理损耗的出库单汇总，计入制造费用进行摊销，同时按年汇总各家供应商本年“缺斤少两”的数量及金额，可作为选择供应商依据之一。此方法操作性较强，在实际中使用较为普遍。
三、合同数量≠发票数量﹦验收数量
第一种情况：合同数量>发票数量﹦验收数量。
合同数量与发票数量不一致的情形较少发生，采购特殊定制材料或不易截取的材料时可能出现。此时若发票数量与验收数量一致，但合同数量大于发票数量，根据差异大小有两种处理方式：①若差异较小，且差异不足以影响公司生产，则办理合同变更，并按照实际到货数量、金额进行结算。②若验收数量小于合同数量且差额较大，且可能影响公司生产，采购人员需及时与供应商联系，同时知会需求部门，研究是否有必要补发合同数量与验收数量差异部分，如分析后认为少发货的数量可能影响公司生产进度，则要求供货方尽快办理补发货。如已到货数量满足现阶段情况，则可按照实际验收数量、金额进行结算，同时办理合同变更。
第二种情况：合同数量<发票数量﹦验收数量。
若是合同数量小于发票数量，而发票数量与验收数量一致，此时也有两种处理方式：①比较合同数量、金额与发票数量、金额的差异，如差异较小且在合同规定范围之内，可协商办理合同变更，并按照实际到货数量、金额进行结算。②若实际到货数量大于合同数量且超出合同约定范围时，需及时与需求部门联系，确认是否可接收超过合同数量部分的材料，若经过领导审批后接收，则按照材料实际验收数量办理合同变更，并完成结算;若经分析后，超出合同部分数量公司暂用不了，则尽快办理退货，避免形成呆料或账龄较长的存货，造成资金占压。
四、合同数量≠发票数量≠验收数量
若合同数量与发票数量以及实际验收数量均不相同，则需先联系供应商，再比较实际验收数量与发票数量、合同数量的差异，根据情况选择处理方式：
第一种情况：合同数量≠发票数量<验收数量。
①若验收数量大于发票数量，且差异部分在公司可接受范围之内，则根据实际验收数量，补开具发票，同时办理合同变更;②数量差异较小时，可与供应商进行谈判协商，将差异部分作为商业折扣，视同获取相应优惠，同时流程上只需办理合同变更。若供应商有较强竞争优势且打算长期合作，此时可与其进行协商，按照发票数量办理材料验收入库，同时将合同变更为与发票数量、金额一致，待下次采购时将差异部分计入新的合同;③若此次采购为“一锤子买卖”，则需一次结算清楚。④如因开票失误造成，实际验收数量大致与合同数量一致，但开票数量明显小于验收数量与合同数量，此时需补开(增值税)发票，同时要求供货方办理合同变更。
第二种情况：合同数量≠发票数量>验收数量。
①若验收数量小于发票数量，且差异部分足可影响生产进度或因其他原因公司不可接受，则可与供应商协商，尽快补发差异部分材料，同时办理合同变更;②若验收数量小于发票数量，但差异较小，可采取与供应商协商的方式，按照发票数量办理材料验收入库，同时将合同变更为与发票数量、金额一致，待下次采购时补齐差异部分;③若因开票失误造成，当验收数量大致与合同数量一致，但开票数量显著大于验收数量，此时需退回发票，并要求供货方以实际验收数量为准开具(增值税)发票。如果此材料需长期采购使用，或供应商开具的增值税专用发票已“跨月”，考虑到税务局办理重新开票手续太过繁琐，财务部门一般暂按发票数量入账，仓库保管人员登记差异备查账，同时要求供货方补齐差异部分的材料数量。 |
