浅析单位内部控制制度

 内部控制制度是指一个单位，为了保护其经济资源的安全、完整，保护经济和会计信息地可靠保证，协调经济行为，控制经济活动，利用单位内部分工而产生的相互制约，形成一系列控制职能的方法、措施、程序，并予以规范化、系统化，使之成为一个严密的、较为完整的体系，是现代化管理的重要手段。

一、内部控制制度的必要性。
内部控制制度划分为内部管理控制制度与内部会计控制制度两大类。内部管理控制制度是指那些对会计业务、会计记录和会计报表的可靠性没有直接影响的内部控制。例如，单位的内部人事管理、技术管理等，就属于内部管理控制。内部会计控制制度是指那些对会计业务、会计记录和会计报表的可靠性有直接影响的内部控制。例如，由无权经管现金和签发支票的第三者每月编制银行存款调节表，就是一种内部会计控制，通过这种控制，可提高现金交易的会计业务、会计记录和会计报表的可靠性。单位制定内部控制制度的基本目的在于：保证组织机构经济活动的正常运转，保护资产的安全、完整与有效运用，提高经济核算(包括会计核算、统计核算和业务核算)的正确性与可靠性，推动与考核单位各项方针、政策的贯彻执行，评价经济效益，提高经营管理水平。尤其需要指出的是，企业财务管理系统电算化已经普及，但计算机信息失控、破坏情况日趋严重，从而造成责任不明、相互推卸等问题，其关键在于计算机核算软件存在着密码缺乏牵制性，常用的密码设置方法已不适应电算化会计信息系统的管理和发展，所以财务管理电算化应提高会计信息的保密程度，避免信息泄漏及对实体信息破坏。内部控制贯穿于单位经营管理活动的各个方面，只要一个单位存在经济活动和经营管理，就需要加强内部控制，建立相应的内部控制制度。

二、加强内部控制制度应规范的主要内容
在建立社会义市场经济体制和深化会计改革过程中，单位在遵守会计准则的基础上，应以本单位会计工作实际出发，建立健全和强化自身合理的会计政策和会计控制制度。对这些会计政策和会计控制制度，应作出书面文字规定，这样，不仅有利于单位有关人员了解处理日常会计事项的政策和方法，也有利于会计政策的前后连贯。
1.明确规定处理各种经济业务的职责分工和程序方法。单位要健全和强化内部组织机构，它是一个单位经济活动进行计划、指挥和控制的组织基础，其核心问题是合理的职责分工。在一般情况下，处理每项经济业务的全过程，或者在全过程的某几个重要环节都规定要由两个部门或两个以上部门、两名或两名以上工作人员分工负责，起到相互控制的作用。如：单位结算一批工程款，规定要有三个部门联合验收（工务、财务、办公室），然后开出由各验收人员签字的土石方收工证，交统计人员开正规的土石方结算单，主管局长、局长层层把关，交民主理财小组理财，然后交财务部门按照财务处理程序填制结算凭证，最后由出纳员凭手续完整的付款凭证办理转账结算。

2.明确资产记录与保管的分工。规定管钱、管物、管帐人员的相互制约关系，旨在保护资产的安全完整。如出纳员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作；银行票据的签发印鉴，必须有两人分别掌管；向银行提取较大数额现金时，必须由两人以上，对领款、点验安全入库的全过程共同负责；仓库材料明细账要设专人稽核或另设记账员记账；管钱、管物、管帐人员因故离开工作岗位或调动工作时，规定要由主管领导指定专人代理或接替，并监督办理必要的交接手续或正式移交清单。另外，现金收付的复核制，物资收发的复秤制、复点制等，也都是防错防弊的内部控制制度。

3．明确规定保证会计凭证和会计记录的完整性和正确性要求。如对各种自制原始凭证，在格式、份数、编号、传递程序、各联的用途、有关领导和经办人签章、明细数同合计数及大小写数字一致等方面做出规定；对各种账簿记录，要求账证一致规定；还有会计核算中规定的双线核对、余额明细核对、各种报表相关数字核对，以及由此而规定的内部稽核制度等。

4．明确规定建立财产清查盘点制度。如为了保证财产物资的安全和完整，除规定物资保管员对每项物资进行收付后，都要实行永续盘存办法核对库存帐实外，还要规定财产物资的局部清查和全面清查制度，以保证账卡物相符及时处理发生的差错。又如现金出纳员除规定每日下班前要结账清点库存现金，遇有差错要及时报告外，会计主管人员还有经常检查出纳员工作，定期或不定期检查库存现金及金库管理情况的责任。

5.明确规定计算机财务管理系统操作权限和控制方法。
(1)计算机代替手工填制记账凭证是相当容易的，并且比手工制作的凭证更规范、效率更高。但是难以给查帐和审计工作提供可靠的依据。为了解决这一矛盾，可以先由计算机填制输出记账凭证，然后由有关经办人确认后签名或盖章，无签名或盖章的视作无效凭证，不得进行账务处理。设置主辅操作员进行两次输入，仅仅是为了防止数据输入时错误，对于原始凭证与记账凭证中的差错却无法校正，连事后控制的作用也发挥不了。因此，可直接由主办会计根据审核无误的原始凭证操作计算机制作记账凭证，并将数据存入一个临时数据库中，以便调出修改。同时应对输出的记账凭证确认后签名或盖章，然后交稽核员稽核。对于审核无误的记账凭证，稽核员交出纳进行收、付款，并操作计算机将主办会计存入临时库存中的凭证数据转入正式数据存中，以便进行账务处理。

(2)电算化可以大大提高会计工作效率和会计工作的水平。但是，不能以此代替原手工会计处理中已建立起来的内部控制制度和管理制度，同时，还应加强对电算化系统的管理，这是会计系统安全、正常运行的前提。要明确系统管理人员、维护人员不得兼任出纳、会计工作，任何人不得利用工具软件直接对数据库进行操作。程序设计人员还应对数据库采用加密技术进行处理，严格按会计电算化系统的设计要求配置人员，健全数据输入、修改、审核的内部控制制度，保障系统设计的处理流程不走样变型。

(3)对会计电算化进行内部控制，主要是对存取权限进行控制。设多级安全保密措施，系统密匙的原代码和目的代码，应置于严格保密之下，从计算机系统处理方面对信息提供保护，通过用户密码口令的检查，来识别操作者的权限；操作权限(密级)的分配，应由财务负责人统一专管，以达到相互控制的目的，明确各自的责任。

三、保证内部控制制度执行的主要措施
1．单位必须重视对内部控制制度管理人员的选用。内部控制制度设计得再完善，若没有称职的人员来执行，也不能发挥作用。一个单位的用人政策直接影响着单位能否吸收有较高能力的人员来执行内部控制制度。要杜绝账户设置不合理、记录不真实的情况，则必须重视对内部控制制度管理人员的选用和培训，提高财会人员的素质，定期进行考评，奖优罚劣。

2．单位必须发挥内部审计机构的作用。内部审计机构是强化内部控制制度的一项基本措施，内部审计工作的职责不仅包括审核会计账目，还包括稽查、评价内部控制制度是否完善和单位内各组织机构执行指定职能的效率，并向单位最高管理部门提出报告，从而保证企业的内部控制制度更加完善严密。

四、建立和评价内部控制制度的基本原则
1．要起到既有防错防弊，又有促进经营管理效果的作用；
2．要起到事前预防和能在事中或事后及时发现工作漏洞的作用；
3．要在认真总结、科学分析的基础上，设计手续安全度、业务分工合理的制约方法；
4．要根据情况的变化和出现的问题(如电算化管理)对相应的内部控制制度做出及时修正或建立新的内部控制制度。（作者： 兰考黄河河务局）