浙地税函[2005]515号 浙江省地方税务局关于下发《浙江省地税稽查系统档案管理办法》的通知

浙江省地方税务局关于下发《浙江省地税稽查系统档案管理办法》的通知

浙地税函[2005]515号             2005-12-07

各市、县(市、区)地方税务局(不发宁波)，局内各单位：

　　现将《浙江省地税稽查系统档案管理办法》下发给你们，请遵照执行。执行中如遇问题，请及时上报省局(稽查局)。

浙江省地税稽查系统档案管理办法

　　第一章 总则

　　第一条 为加强我省地税稽查系统档案管理工作，实现对地税稽查档案资料的规范化、标准化、科学化管理，提高稽查档案管理工作水平，更好地为地税工作服务，根据《中华人民共和国税收征收管理法》及其实施细则、《全国税务机关档案管理办法》、《全国税务机关归档文件整理办法(试行)》和《税务稽查工作规程》的有关规定，结合我省实际，制定本办法。

　　第二条 本办法所称的档案，是指各级地税机关和稽查局在税务稽查工作活动过程中直接形成的具有保存价值的各种类型的资料和历史记录。

　　第三条 为了确保地税稽查工作档案资料的齐全完整，便于保管和利用，各级地税局稽查局应设立档案室。各级地税机关在日常工作活动中形成的稽查工作档案，均应集中到档案室统一保管，不得分散保存。

　　第四条 档案室由稽查局的综合部门管理，在业务上接受本级地税局档案管理部门、上级地税稽查部门和地方同级档案行政管理机关的指导和监督，并负责对本稽查局各部门和下级稽查部门档案工作业务上的指导和监督。

　　第五条 稽查工作档案必须贯彻执行党和国家有关的方针、政策与法规。档案工作主要内容有：档案的收集、整理、装订、归档和录入、库房管理、保管期限的确定、查询借阅服务、文献编研、档案统计分析、档案的移交和销毁。

　　第六条 档案室要配备必要的专、兼职档案管理人员，并保持相对稳定。档案管理人员要遵纪守法，保守档案秘密，热爱档案工作，精通档案业务，熟悉地税稽查工作。

　　第二章 文件材料的分类整理和归档

　　第七条 稽查工作档案按内容可分为文书档案、稽查案件档案(包括地税局案审委审理案件的档案)、会计档案和科技档案。

　　文书档案是指稽查局在履行稽查工作的党群管理、行政管理、业务管理等管理职能中直接形成的具有保存价值的文件材料，主要有公文(包括收文和发文)、内部文件(包括请示、批复和报告、工作计划、工作总结、大事记、调研材料、统计分析材料、选案办下达的检查对象清单)、会议材料(包括会议通知、讲话和发言、讨论材料、交流材料、参阅材料、会议记录和纪要、录音录像和照片、视频会议的电子数据)、受理、处理各种形式的涉税违法举报案件过程中形成的具有保存价值的资料，包括各类型的举报案源详细记载、来往文书、稽查信息简报等。

　　稽查案件档案是指稽查局在履行实施对纳税人、扣缴义务人案件检查、案件审理、案件执行，案件复查等过程中形成的具有保存价值的各类文件资料。

　　会计档案是指稽查局在稽查经费管理工作中产生的资金往来、财务收支所形成的会计报表、会计帐簿、会计凭证和其他等会计核算材料。

　　科技档案是指稽查局在进行基本建设、设备购置和使用维修管理工作中形成的具有保存价值的材料。

　　第八条 稽查工作档案按载体形式分为纸质档案、电子档案、录音录像和照片档案、实物档案。

　　第九条 地税稽查各经办人员应按各自的岗位职责，将已办理完毕的、列入归档范围的或具有保存价值的文件资料等有关材料及时、主动收集、整理、保管，并按业务流程进行传递移交，再由稽查局各科、室的兼职档案人员移交档案室。稽查案件档案文件材料由选案、检查、审理和执行各环节在本环节工作完毕后，及时分户归集、整理本环节形成的案卷资料，移交案审科，并办理移交手续。案件终结后30日内由案审科移交档案室。

　　第十条 移交地税局案审委审理的案件应包括案审委审理后的会议纪要等有关文书，也由稽查局案审科归集后移交档案室。

　　第十一条 纸质文件与电子文件“双轨”运行的，在对纸质文件进行归档的同时，将电子文件归入档案数据库，并且档号标引一致。

　　只运行电子文件的，必须将电子文件归入档案数据库，并且将其中需要永久和长期保管的电子文件的正本制成纸质文件，档号也要标引一致。

　　第十二条 文书档案的整理按照《全省地税机关归档文件整理办法》(浙地税办函[2001]17号)执行。

　　第十三条 稽查案件档案分简易程序档案和一般程序(包括听证程序)档案。(具体整理办法见附件1)稽查案件档案一律采取分环节整理，由各经办人按作业流程归集、传递、整理后装订成案卷。

　　第十四条 会计档案的整理按照《会计档案管理办法》执行。

　　第十五条 归档的特种载体档案材料应当单独存放卷盒、像册中，归入相对应的档案类别或案卷中，并用文字标出摄像或者录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。基建档案按工程项目整理保管单位。设备档案按设备单体整理保管单位。

　　第三章 档案的保管和利用

　　第十六条 档案室应当将接收进来的档案按照不同门类、载体和不同保管期限分别排列。档案的排列方法应当统一，前后保持一致。文书档案类归档文件的具体排列方法是：按年度——保管期限进行排列。稽查案件档案按办理结束时间——保管期限进行排列。

　　第十七条 为确保地税稽查档案的安全，档案室要配备相应的设施设备，采取防火、防盗、防尘、防蛀、防潮、防鼠等措施，确保档案的完整与安全。

　　第十八条 档案室应建立健全档案资料的统计制度，对档案的收进、移出、库存、利用、销毁等情况进行登记和统计;建立全宗卷，以积累立卷说明、分类方案、交接凭证、鉴定报告、销毁清册、检查记录、全宗介绍等。

　　第十九条 档案室应专人保管库房和档案柜钥匙。负责保管档案的工作人员调动工作时，应当在离职前将本人保管的档案数量和状况向按收人员清点交待清楚，按有关规定办理移交手续。

　　第二十条 稽查工作档案中的文书档案、会计档案、科技档案的借阅按照相关档案管理办法执行。其中：稽查案件档案的借阅必须遵循以下要求：

　　1、稽查局内部工作人员因工作需要需查阅、借阅有关稽查案卷的，向本部门负责人提出申请、说明理由和用途，并填写申请单，经批准后予以调阅。查阅、借阅一般涉税案件案卷的，要经综合科长同意。查阅、借阅重大、特大涉税案件案卷、举报材料、会计档案必须经稽查局领导批准后方可查阅。查阅、借阅、抄录、复制的案卷资料只能用于地税稽查或管理，不得用于其他用途。

　　2、地税机关有关部门因工作需要需查阅、借阅、抄录、复制稽查案卷资料的，须经地税局分管稽查的局领导批准后，方可进行。

　　3、公安、法院、检察以及纪律检查部门等外单位因工作需要需查阅、借阅、抄录、复制案卷资料的，应出具单位介绍信，经地税局分管稽查的局领导批准后按法定程序进行。稽查案卷一律不得外借。

　　4、借阅人要爱护案卷，注意保密，不得遗失污损，严禁擅自在案卷材料上批注、涂改、拆散、抽取，归还时还应做到清点和注销手续。

　　第四章 档案的鉴定和销毁

　　第二十一条 各级地税稽查机关应制订《文件材料的归档范围及档案保管期限表》。档案保管期限的划分总的原则是：凡是反映稽查局主要职能活动和记录历史变化过程的文件材料应永久保管;凡是反映稽查局一般工作活动，在较长时间内对稽查工作有查考利用价值的文件材料，应长期保管;凡是在较短时间内对稽查局有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。具体可参照《全国税务机关文件材料归档范围和档案保管期限表》规定。各稽查局应成立档案鉴定小组，对室藏档案进行定时和不定时的价值鉴定。

　　稽查案件档案保管期限为：

　　1、凡定性为偷税、逃避追缴欠税、骗税、抗税，伪造、倒卖、非法代开发票，私自制作、伪造发票监制章、发票防伪专用品等并进行税务行政处罚的案件，其档案保管期限为永久;

　　2、一般税务行政处罚的案件，其档案保管期限为15年;

　　3、只补税未进行税务行政处罚的案件，保管期限为10年。

　　第二十二条 对已超过规定保管期限的档案，由档案管理人员提出意见，经鉴定小组鉴定后，填报“档案销毁清册”和出具档案价值鉴定报告，由稽查局领导审核，报地税局档案管理部门和地税局领导批准后予以销毁。同时将情况报地税局档案管理部门和上级地税稽查部门备案。严禁擅自销毁档案。

　　第二十三条 销毁档案必须有两人以上在场，并在销毁清册上签字，销毁清册归档存查。

　　第五章 附则

　　第二十四条 本办法仅限于全省各级地税局稽查局的档案管理工作。各地对稽查工作档案管理的各项达标工作要及时向省局稽查局报告。

　　第二十五条 本办法自二00六年一月一日起实行。原《浙江省地方税务局稽查系统档案管理(试行)办法》(浙地税稽总[1998]17号文)予以废止。

浙江省地方税务局

2005年12月07日

　　附件1

浙江省地税机关稽查案件档案整理规则

　　1、稽查案件档案文件材料归档范围：

　　凡是记录和反映税务稽查案件的选案、稽查、审理、执行、复查等全过程的各种文件材料均属归档范围。稽查案件分简易程序和一般程序。

　　1.1 属于一般程序稽查案件档案归档范围的主要文件材料及排列顺序：

　　(1)税务处理决定书，税务行政处罚决定书及送达回证;

　　(2)案源传递单;

　　(3)涉税案件移送审查通知书及移送意见书;

　　(4)税务稽查任务通知书;

　　(5)税务检查通知书及送达回证;

　　(6)调取账簿资料通知书及清单;

　　(7)税务检查人员下户检查批准书;

　　(8)立案审批表;

　　(9)询问通知书及询问(调查)笔录;

　　(10)证人证言;

　　(11)检查纳税人、扣缴义务人存款账户、储蓄帐户许可证明;

　　(12)协查函及协查回函;

　　(13)税务稽查底稿;

　　(14)税务稽查签证表;

　　(15)证件复制(提取)单及证据材料复印件，财务报表、凭证、纳税申报表复印件等;

　　(16)税款(基金、费)计算表;

　　(17)滞纳金计算表;

　　(18)检查目录表;

　　(19)案件终结延期报告单;

　　(20)税务稽查报告;

　　(21)税务案件审理提请书;

　　(22)重大税务案件审理案卷交接单;

　　(23)税务稽查审理报告及审理委员会审理纪要;

　　(24)补充调查有关文书材料;

　　(25)税务行政处罚事项告知书及送达回证;

　　(26)听证有关材料;

　　(27)催缴税款通知书;

　　(28)采取税收保全、税收强制执行措施审批表;

　　(29)税收保全、税收强制执行措施有关文件材料;

　　(30)执行报告;

　　(31)税收缴款书复印件;

　　(32)其他文件资料。

　　1.2 属于简易程序稽查案件档案归档范围的主要文件材料：

　　(1)税务处理决定书，税务行政处罚决定书(简易);

　　(2)税务行政处罚事项告知书(简易);

　　(3)陈述申辨笔录(简易);

　　(4)罚款收缴凭证存根;

　　(5)其他文件资料。

　　2、稽查案件档案文件材料的归档要求：

　　2.1 以照相、影印或复印等方式调查取证必须附报的证据材料，必须注明原件的保存单位(个人)和出处。调取的证据资料由原件单位(个人)在核对后，签署核对意见，签名、盖章或押印。一份证据超过一页的，应加盖骑缝章。

　　2.2 归档文件材料必须真实、准确，反映稽查工作活动的客观情况。

　　2.3 归档文件材料必须齐全、完整，记录稽查活动的全面过程。卷内不得有传真件、复写件、举报材料、圆珠笔书写件和铅笔书写件。

　　2.4 纸质文件材料须采用A4标准无酸纸制作。

　　3、稽查案件档案的整理：

　　3.1 分类

　　稽查案件档案分为简易程序处罚案件档案、一般程序(包括听证程序)处罚案件档案两大类。

　　3.2 组卷

　　简易程序案件档案每五十个案件的责令改正(更正)通知书、处罚决定书等组成一个案卷。

　　一般程序(包括听证程序)案件档案按“一案一卷”的原则组卷，同一案件文件材料数量过多时，可适当调整成若干分卷。

　　3.3 卷内文件页号的编写

　　卷内文件有图文的页面均应编写页号。页号编写位置：单面书写文件在右上角;双面书写文件，正面在右上角，背面在左上角。各分卷之间不连续编页号。页号以阿拉伯数字三位数编写，如“032”。

　　3.4 卷内目录的编制

　　卷内目录包括以下内容：

　　顺序号：卷内文件的排列序号。用阿拉伯数字从“1”起依次标注卷内文件的顺序，一份文件只标注一个顺序号。

　　文号：文件编号。文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。

　　示例：“浙地税发〔2005〕56号”

　　责任者：对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。责任者只有一个时，照原文填写。责任者有多个时，第一顺序选择立档单位责任者;立档单位不是责任者时，选择主要责任者填写。责任者用全称或规范化简称。

　　示例：“浙江省地税局稽查局”。

　　题名：文件的标题。文件没有题名时，依据其内容拟写题名，并加“[ ]”号。

　　示例：[关于XX案件的协查函]

　　日期：文件形成的日期。用8位阿拉伯数字表示，第1-4位数表示年，第5-6位数表示月，第7-8位数表示日。

　　示例：2005年2月8日填写为“20050208”。

　　页号：每份文件首尾页上标注的页号。如“025-029”。

　　备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。

　　3.5 案卷封面编制

　　封面填写主要包括以下内容：(示例见附件2)

　　档案全宗名称：即立档单位名称，用全称或规范化简称。

　　档案类别：稽查案件档案。

　　案件名称：简要写明违法主体和违法行为。

　　处理结果：税务处理决定书中确认的处理内容，或者复议决定确认的处理内容，或者诉讼确认的处罚内容。

　　示例：“1、补税(基金、费)XXX元;2、罚款XXX元。”

　　检查所属时段：对检查对象某一时段的纳税情况进行检查。

　　示例：“2002年1月至2004年12月”

　　检查时间：实施检查的起讫时间

　　示例：“2005年3月7日至2005年3月28日”

　　保管期限：根据档案保管期限表划定的保管期限。

　　卷内文件数量：本案件共有的案卷数量及各卷内的文件份数和页数。

　　示例：“本案共15卷，本卷为第8卷13件167页”

　　归档号：案件档案的归档顺序号。

　　3.6 卷内备考表的编制

　　卷内备考表内容包括：

　　本卷情况说明：说明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，组卷情况。

　　立卷人：由责任立卷者签署。

　　检查人：由案卷质量审核者签署。

　　立卷时间：完成案卷立卷的日期。

　　3.7 案卷的排列

　　按照年度——保管期限——结案时间的顺序排列。

　　3.8 案卷目录的编制

　　案卷目录包括序号、档号、案件名称、起讫日期、页数、保管期限、备注等项目。(示例见附件3)

　　4、案卷格式

　　4.1 案卷封面采用硬封面和软封面两种形式。采用软封面的，逐卷装订后，装入档案盒。

　　4.2 硬封面的规格

　　封面尺寸规格采用300mm×220 mm(长×宽)。封底尺寸同封面尺寸。卷脊可根需要分别设10、15、20mm三种厚度。封面和封底翻口处要另有25mm的折叠保护纸舌，卷脊左右两侧各留20 mm宽的装订纸舌。

　　4.3 软封面的规格

　　软封面的规格为封底封面尺寸相同。封面内页可打印或印制案卷卷内目录，封底内页可印制案卷备考表。

　　4.4 案卷装订

　　案卷装订采用三孔一线的装订方式，并由立卷人在装订线结扎处贴封条后加盖骑缝章，以示负责。

　　5、档号编制

　　档号由全宗号、案卷目录号(或类别号)、案卷号、件、页(张)号组成。档号可采用以下两种结构中的一种：

　　全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页(张)号

　　示例：“J035-005-016-025”

　　全宗号-类别号-案卷号-件、页(张)号

　　示例：“J036-1.3-021-126”

　　全宗号：档案馆(室)给定每一个全宗的代码。全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一全宗的进馆顺序号。

　　示例：“J036”。

　　案卷目录号：全宗内案卷所属目录的代码。以三位阿拉伯数字标识。

　　类别号：馆(室)藏档案类别的代码。是由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。不同级位之间可用间隔符“。”分开。不产生误解时，可省略间隔符。类别号一般不应超过三级。

　　示例：“J063-SA3-048”中的“SA3”。

　　案卷号：案卷排列的顺序号。案卷号用三位阿拉伯数字标识。若设分卷的案卷，则在案卷号后用阿拉伯数字标识，并加“( )”。

　　示例：“J063-016-123(1)”。

　　硬封面卷脊填写全宗号、案卷目录号(类别号)、年度、案卷号。