预付账款的审查

    预付账款是指企业按照购买合同规定，预付给供货单位的货款和按照工程合同的规定，预付给工程施工单位的工程及备料款等。这种情况一般发生在市场供应紧张或者产品生产周期较长等情况下。

    例如：有些材料物资尽管也有现货随时供应，但其价格受市场供求关系的影响波动较大，有的企业为了避免价格风险，对于未来某一时期所需的材料物资有时也采取预先订购的方式，把未来所需的材料物资的成本控制在目前水平上，相当于一个期权。

    一、预付账款账户简介

    “预付账款”就是预付账款业务比较多的企业，为了反映和监督预付账款的支出和核算情况而设置的一个会计账户。

    “预付账款”账户的借方登记企业按照合同规定预付给供货单位的货款和按工程合同预付给施工单位的工程及备料款；贷方登记企业已收到所购物资和工程交付使用应结转的预付款；期末借方余额反映企业向供货单位、施工单位预付的账款，贷方余额反映企业应向供货单位、施工单位补付的账款。

    企业除了设置“预付账款”总账账户外，还应按供货单位、施工单位名称设置明细账户，以方便管理和查询。预付账款不多的企业,可以不单独设置“预付账款”账户，而将预付款直接记入“应付账款”账户的借方，结转预付款时，再记入“应付账款”账户的贷方。

    二、预付账款账户检查的意义

    有的公司对“应收账款”的检查很严，但是对“预付账款”账户却不加检查。由于预付账款金额较小，往往被很多企业的经营管理者忽视。企业的预付账款是事先支付出去的一笔款项，但是企业需要的产品或者服务还没有实现，如果对方公司存在什么问题，很难说这笔预付款可以及时收回。除了对方公司存在经营风险以外，企业还可能面临着员工利用“预付账款”进行欺诈。因此，查账人员不能忽视对该账户的检查。预付账款常见的错弊有以下几种：

    1．核算内容不真实、不合法、不合理

    在实际工作中，“预付账款”账户的核算仍然存在不少问题，具体形式有：

    (1)企业的分支机构将正常的销售收入、营业外收入和其他业务收入作为预付账款业务进行核算，故意造成账户对应关系的混乱，以达到截留收入目的；

    (2)由于会计人员的业务水平，将应由“应收账款”、“其他应收款”等债权账户核算的内容，在“预付账款”账户上核算，混淆了两种业务的性质。

    2．有人利用该账户记录不真实的交易。进行欺诈

    这种情况的主要表现形式有：

    (1)私借款项。预付的款项并不是采购业务引起的，而是经办人员利用职务之便，以预付货款名义把款项私自借给其他单位或个人，以牟取个人私利。

    (2)多记金额。预付款的金额与购货合同不符，超出合同数额，可能是由于经办人员利用职务之便，为牟取个人私利，私自多付。

    (3)不合逻辑的业务。例如，在市场上很容易就能采购到所需的商品，按正常方法购入并无困难，但采购人员为了个人利益，而采用预付款的方式签订合同。

    (4)虚假交易。有的公司实际上并不存在，而企业却和它签订了预付款交易的合同，从一开始交易中就存在欺诈性。预付款收回的可能性很小。

    3．账户长期挂账

    主要原因有：

    (1)收款方违约，不加工产品也不退回预付款。

    (2)由于签订合同之时就存在欺诈行为，所以无法收回，长期挂账。

    (3)有关人员对工作不重视，在对方违约后，没有及时催收。

    三、预付账款账户的检查

    1．审查预付账款内部控制制度

    (1)职责分工制度。

    (2)审批权限，是否严格按照合同的规定执行。

    (3)建立催收制度。企业发生的各种预付账款应当及时按照合同的规定清算、催收，对于长期未收回的预付账款，应查明原因，必要时可派人索要。

    (4)建立坏账损失审批制度。企业发生的预付账款，如确实形成坏账损失，需经过必要的审批方可列作坏账损失入账。经营管理者在其中必须把握好审批权限，一般的企业都要规定高于一定金额的预付账款审批权和坏账审批权要由经营者亲自进行，在这一点上绝不能进行权力下放。

    2．考虑预付账款的必要性

    经营者在查账时要考虑每一笔预付账款业务是否真的有必要进行，必要时可以让有关人员重新对市场情况进行调查。

    3．利用审阅法

    (1)全面审阅“预付账款”明细账户的摘要或对应账户的记录，查看是否有摘要栏说明含糊不清的现象。

    (2)通过审阅明细账上的业务发生日期及业务内容说明发现线索或疑点，检查其是否记有不属于“预付账款”账户核算范围的各种应收和预付款项，是否有长期挂账等现象。

    4．利用核对法进行“账证核对”

    (1)调阅会计凭证，进行账证核对，查对该笔业务会计凭证是否真实、合法，可能还会出现只有记账凭证而没有原始凭证的现象。

    (2)还应审核被查单位与供货方签订的购销合同，核对其是否同会计凭证上的记录一致。

    5．利用调查法

    调查对方单位是否已将货物发出或已将货款退回，而被经办人将款项移作他用或被经办人侵吞。如果经营者产生这种怀疑，可以直接给对方单位打一个电话，或发电子邮件。

    【例4—5】查账人员对甲企业2002年资产负债表审查，发现预付账款数额在8万元以上。进一步查阅该企业近3年的预付账款明细账簿时，发现该企业有一笔预付款项为8万元的经济业务，挂账时间长达3年，摘要栏内容为“预付账款”。

    查账人员首先翻阅相关原始凭证，查看原始记录，并对会计人员及采购人员进行询问，了解到3年前该企业为购买一批紧缺的原材料，找供货企业乙企业组织进货，且预付10％的货款10万元。然后向供货单位函证。结果是供货单位因原材料紧张，无法按时按量交货，早把预付款退回。