财会字[1996]17号 财政部《关于会计电算化工作规范》的通知

　　第三章 替代手工记帐

　　第十九条 采用电子计算机替代手工记帐，是指应用会计软件输入会计数据，由电子计算机对会计数据进行处理，并打印输出会计帐簿和报表。替代手工记帐是会计电算化的目标之一。

　　第二十条 替代手工记帐的单位，应具有以下条件;

　　(一)配备了适用的会计软件和相应的计算机硬件设备;

　　(二)配备了相应的会计电算化工作人员;

　　(三)建立了严格的内部管理制度。

　　第二十一条 具备条件的单位应尽快采用计算机替代手工记帐。替代手工记帐之前，地方单位应根据当地省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅(局)的规定，中央直属单位应根据国务院业务主管部门的规定，计算机与手工并行三个用以上(一般不超过六个月)，且计算机与手式核算的数据相一致，并应接受有关部门的监督。

　　第二十二条 替代手工记帐的过程是会计工作从手工核算和电算化核算的过渡阶段，由于计算机与手工并行工作，会计人员的工作强度比较大，各单位需要合理安排财务会计部门的工作，提高工作效率。

　　第二十三条 计算机与手工并行工作期间，可采用计算机打印输出的记帐凭证替代手工填制的记帐凭证，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工帐簿。如果计算机与手工核算结果不一致要由专人查明原因并向本单位领导书面报告。

　　第二十四条 记帐凭证的类别，可以采用一种记帐凭证或收、付、转三种凭证的形式;也可以在收、付转三种凭证的基础上，按照经济业务和会计软件功能模块的划分进一步细化，以方便记帐凭证的输入和保存。

　　第二十五条 计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手工记帐单位的重要工作，根据会计电算化的特点，各单位注意以下问题：

　　(一)采用电子计算机打印输出书面会计凭证、帐簿、报表的，应当符合国家统一会计制度的要求，采用中文或中外文对照，字迹清晰，作为会计档案保存，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。

　　(二)在当期所有记帐凭证数据和明细分类帐数据都存储在计算机内的情况下，总分类帐可以从这些数据中产生，因此可以用“总分类帐户本期发生额对照表”替代当期总分类帐。

　　(三)现金日记帐和银行存款日记帐的打印，由于受到打印条件的限制，可采用计算机打印输出的活页帐页装订成册，要求每天登记并打印，每天业务较少、不能满页打印的，可按旬打印输出。一般帐户可根据实际情况和工作需要按月或季、按年打印;发生业务少的帐薄，可满页打印。

　　(四)在保证凭证、帐薄清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、帐薄中表格线可适当减少。

　　第二十六条 采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶版等介质存储会计帐薄、报表、作为会计档案保存的单位，应满足以下要求：

　　(一)采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，不再定期打印输出会计帐薄，应征得财政部门的同意。

　　(二)保存期限同打印输出的书面形式的会计帐薄、报表。

　　(三)记帐凭证、总分类帐、现金日记帐和银行存款帐日记帐仍需要打印输出，还要按照要关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关帐薄、报表。

　　(四)大中型企业应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量少采用软盘存储会计档案。

　　第二十七条 替代手工记帐后，各单位应做到当天发生业务，当天登记入帐，期未及时结帐并打印输出会计报表;要灵活运用计算机对数据进行综合分析，定期或不定期地向单位领导报告主要财务指标和分析结果。

　　第四章 建立会计电算化内部管理制度

　　第二十八条 开展会计电算化的单位应根据工作需要，建立健全包括会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和数据管理制度、电算化会计档案管理制度的会计电算化内部管理制度，保证会计电算化工作的顺利开展。

　　第二十九条 建立会计电算化岗位责任制，要明确每各个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查。

　　会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗可包括：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。电算化会计岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。

　　第三十条 电算化会计岗位和工作职责一般可化分如下：

　　(一)电算主管：负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，需求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理的经验。电算化主管可由会计主管兼任，采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位。

　　(二)软件操作：负责输入记帐凭证和原始凭证等会计数据，输出记帐凭证、会计帐薄、报表和进行部分数据处理工作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训的水平;各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作。

　　(三)审核记帐：负责对输入计算机的会计数据(记帐凭证和原始凭证等)进行审核，操作会计软件登记机内帐簿，对打印输出的帐簿、报表进行确认;此岗要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训的水平，可由主管会计兼任。

　　(四)电算维护：负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据;此岗要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训;采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位，此岗在大中型企业中应由专职人员担任。

　　(五)电算审查：负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止计算机进行舞弊;要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平，此岗可由会计稽核人员兼任;采用大型、小型计算机和大型会计软件的岗位，可设立此岗位。

　　(六)数据分析：负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平;采用大型，小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位，和主管会计兼任。

　　第三十一条 实施会计电算化过程中，各单位根据内部牵制位制度的要求和本单位的工作需要，参照上条对电算化会计岗位的划分进行调整和设立必要的工作岗位。基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。由本单位人员进行会计软件开发的，还可设立软件开发岗位。小型企业事业单位设立电算化会计岗位，应根据实际需要对上条给出的岗位进行适当合并。

　　第三十二条 建立会计电算化操作管理制度，主要内容包括：

　　(一)明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指点专人定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件;

　　(二)预防已输入计算机的原始凭证和记帐凭证等会计数据未经审核而登机内帐簿;

　　(三)操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件;

　　(四)根据本单位实际情况，由专人保存必要的上机操作记录、记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。

　　第三十三条 建立计算机硬件、软件和数据管理制度，主要内容包括：

　　(一)保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件，要经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生;

　　(二)确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除;对磁性介质存放的数据要保存双备份;

　　(三)对正在使用的会计核算软件进行修改、对通用会计软件进行升版和计算机硬件设备进行更换等工作，要有一定的审批手续;在软件修改、升版和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督;

　　(四)健全计算机硬件和软件出现故障时进行排队的管理措施，保证会计数据的完整性;

　　(五)健全必要的防治计算机病毒的措施。

　　第三十四条 建立电算化会计档案管理制度，主要内容包括：

　　(一)电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据;会计数据是指记帐凭证、会计帐簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据;

　　(二)电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。

　　(三)对电算化会计档案管理做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点;

　　(四)采用磁性介质保存会计档案，要定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。

　　(五)通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。

　　第五章 附则

　　本规范由财政部会计司负责解释，自发布之日起实施。