规范职工福利费税前扣除凭证的探讨

　　对于支付补贴涉及凭证存在的主要问题是：一是可能会张冠李戴，对于有的企业工薪报酬较高，可扣除福利费金额较大或福利费开支内容较少的，容易把福利补贴与其他税前扣除受限制的现金开支进行混淆，借福利费名义逃避企业所得税纳税调整。二是部分企业为达到逃税目的，通过发放补助补贴性质的现金支出逃避税收或逃避凭证使用的监管，如对非本企业个人支付的项目本应取得劳务发票而未取得的，通过发放补贴的形式逃避监管。对不法支出、不应税前列支的支出甚至投资者个人或家庭开支费用等也容易通过各种名目的补贴发放渠道而得以实现税前扣除，如投资者自定购房补贴，专门为自己发放一笔数额不小的现金购房补贴，从而提取现金，抽逃资金，既可增加福利费开支减少企业所得税负担，还可逃避个人所得税缴纳义务。因此，对于现金补贴的凭证最关键的是真实性的反映问题，应规定企业必须有相关的证明材料作为补贴发放凭证的必备补充，如交通补贴、误餐补贴、购房补贴等应有企业相关的制度作为发放依据，并且发放标准应符合社会生活一般水平和企业的负担水平，强调员工在同一层次上享受同等福利待遇，在发放清单凭证的制作上应强调完整性。

　　3、非货币性福利的凭证分析
　　非货币性福利是指企业以自产产品或外购商品发放给职工作为福利，将自己拥有的资产无偿提供给职工使用，为职工无偿提供医疗保健服务等。在会计处理上，企业以自产产品或外购商品作为非货币性福利发放给职工，应当根据受益对象，按照该产品或商品的公允价值计入相关资产成本或当期损益，同时确认应付职工薪酬，借记“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”等科目、贷记“应付职工薪酬”科目；因为增值税暂行条例及其实施细则规定，自产、委托加工的货物用于集体福利或个人消费属于视同销售货物行为，需要确认收入并计提销项税额；其他非货币性福利也要通过“应付职工薪酬”科目核算，并根据受益对象计入相关资产成本或当期损益。因此，对于非货币职工福利费的凭证管理，涉及购买物品的发票，库存商品的出库、领用单，公允价值的计算依据，无偿使用资产的摊销分配表等一系列自制凭证。

　　对于非货币性福利支出凭证存在的问题主要是自制凭证的控制，应加强在凭证的完整、有效及所列经济业务的开支范围、开支标准和数量金额的审核。对于外购商品直接发放的，凭证应包括发票和商品发放清单或签收单，其中发放签收应作为必备的原始凭证，防止商品用于非福利开支。外购商品与其他非福利用商品同一发票的，应有商品入库（收料单）、领用单，发放自产产品的，应有领用申请单、审批文书、产品出库单和视同销售相关收入与税金的计算等资料。有的企业单位，为职工订阅报刊杂志作为福利费用，应以邮政部门、杂志社等开具的专用收据或正式发票为入帐原始凭证，同时附订阅清单和审批单。对于部分福利，如交通费补贴，有的采取现金补贴的形式，而有的企业购买客车专门用于接送职工上下班也应属于非货币性职工福利，如果购买的车辆及驾驶人员等专为职工上下班所用，费用分摊和凭证的管理也就较简单，但如果企业购买车辆既用于生产经营，又用于接送职工上下班，那么理论上为接送职工上下班而支出的汽油费、人工费用等都应属于非货币性福利，在实践中具体金额的确定存在难度，可以按照工作量的比例对车辆的费用总额进行划分，因此还涉及费用分配表的自制凭证。

　　三、对职工福利费凭证管理的建议
　　原始凭证是会计核算的依据，是企业所得税税前扣除管理的重要环节，规范和加强对“职工福利费”有关原始凭证的管理是该项目税前扣除管理的必需。针对“职工福利费”涉及原始凭证的多样性以及自制凭证的广泛性容易造成该项目列支的随意性的特点，笔者提出几个建议以供参考：
　　（一）企业福利制度实行备案管理。
　　由于每个企业的情况不一，职工薪酬及福利制度也各不相同，福利费列支内容也各不相同，列支内容的具体控制和会计核算也各不相同，因此在企业年度纳税申报时对福利费的列支金额与内容是否符合规定，在同类企业间也无法进行比较和辨别。因此，建议各查帐征收企业在年初应向主管税务机关报送企业福利制度的详细内容，以及各项目预计支出金额进行备案。另外如涉及承包或托管或拨付经费补贴等由福利部门单独设帐的，应把相关会计核算办法、内部控制制度等事先进行报告。主管税务机关应对企业报送的福利制度的内容是否属于“职工福利费”内容及具体金额的合理性进行审核把关。

　　对于职工福利制度存在特别情况的，应对特别情况进行说明。如企业设立职工食堂、浴室等福利设施的，应报送是否有对外营业的情况，是否与企业的业务招待兼用，经费是否拨付，还是按实报销或是差额补助，有无限额控制，以及职工是否需要缴费等等，涉及的福利部门的资产、设施拥有情况，福利部门员工配备及预计按年折旧或摊销情况应进行预报。对福利设施既对内有兼外的情况或既用于职工福利又同时用于企业生产经营等情况的，如食堂、交通车辆等，应将费用的合理分配方案报主管税务机关，得到主管税务机关认可的才能在年度申报时按规定扣除，对福利费分配不合理无依据，或应分配未分配直接计入“职工福利费”的，不得予以税前扣除。

　　（二）加强凭证规范化管理。
　　由于以往“职工福利费”按比例提取，在提取范围内如何使用，税前扣除对此不加以控制，因此，企业容易形成习惯性的操作，对原始凭证的规范合法有效关注不一定到位。因此，首先应加强对财务人员的辅导培训，强调职工福利费入帐凭证规范性的重要意义，要求财务人员根据《会计基础工作规范》的规定，对原始支出凭证应严格进行基本要素构成的完备性审核，税务部门应对凭证的取得、保管、使用等法律责任给予规范。在源头上保障职工福利费相关凭证规范化管理得以实行。

　　凭证规范化管理的具体要求是，①外来凭证的取得要求：在对外支付时必须取得发票，以正规合法有效的发票作为入帐原始凭证，支付给政府机关或属营业税免税范围的事业单位等的费用，应取得统一由财政监管的行政事业性收据。对确实无法取得发票的（如食堂耗费的米面油等），制作的报帐单金额应合理，相关人员确认签章必须完整；②自制凭证强调附列资料的完整性：每份自制凭证反映的会计要素应完整，反映责任应明确，并且与企业的管理制度相吻合。对职工货币性补贴的发放应有相关制度作为列支的参考依据，补贴内容和标准应合理，名目应符合福利费归集范围，相关的经办审批签收等手续应齐备。对涉及职工外地就医费、亲属死亡抚恤等补助的发放，应附列相关人员的书面申请和职工上一级领导的佐证签字和批准人的意见；福利费中涉及费用分摊、产品或货物领用等自制凭证的，应与企业内部福利制度相符合，分配要有依据。如福利部门的水表电表等应与生产部门分开，班车的使用同时用于生产经营的，需相应规范工作或里程记录制度，使费用分配有依据。