电子发票报销的六大痛点和管控指南

还在担心员工报销时，发票种类繁多真假难辨？还在担心员工报销时，重复打印电子发票报销？

这些都是经常处理发票的会计们所头疼的！

这里面既体现了传统发票的时候假发票盛行，财务人天天查发票的不可开交，也体现了电子发票时代，重复报销等问题给财务管理工作带来的新挑战！

今天就来谈谈电子发票时代，财务人的管控之道！

 

痛点一、不得不给报销！

根据《国家税务总局关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》（国家税务总局公告2015年第84号），该公告自2015年12月1日起施行。

 

国家推出了增值税电子发票，目前只有增值税电子普通发票，没有增值税电子专用发票，增值税电子普通发票的开票方和受票方需要纸质发票的，可以自行打印增值税电子普通发票的版式文件，其法律效力、基本用途、基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同。 

增值税电子普通发票长这样：

 

 

也就是说，企业如果收到增值税电子普通发票，可以自行打印版式文件纸质发票做原始凭证，其版式文件已经按规定盖发票专用章，不需要打印后再另加盖发票专用章。

现在很多电子商务公司如京东商城等，大型餐饮公司必胜客等，三大电信公司都推出了电子发票，而且国家税务局也在大力推广，这是大势，作为企业财务会计不能逆势而为，所以公司人员的电子发票还必须得给报销！

 

痛点二、担心重复报销

 

目前电子发票的报销确实存在监管上的漏洞，因为目前电子发票的打印次数不受限制，可以无限次的打印。正因为可以自行打印，又不需要额外再加盖专用章，这就给手工报销带来重复报销的风险。

 

痛点三、修改发票基本信息报销

   

现在国人造假技能可谓人人皆会，在企业做会计防不胜防！现在PS功能很强大，任何只要稍微有些想法人，都可通过修改电子发票金额或者抬头，这种方法其实很聪明，有点让人始料未及的感觉，因为此时它的发票编码没有动，如果你去校验发票的话，是不会出现问题的。如果会计不仔细检查，是很难发票问题的！如果你可能反驳说了，那我仔细检查不就好了吗？一张发票你能查询10分钟，1000张发票你查询多久，你还干其他工作吗？

 

支招一、电子发票如何报销？

第一种办法。接收开票方通过增值税电子开票系统开出的增值税电子普通发票的开票信息，打印成增值税电子普通发票的版式文件作为报销附件，用传统办法黏贴报销。

 

第二种办法。接收开票方通过增值税电子开票系统开出的增值税电子普通发票的开票信息，将电子发票信息保存在适当的媒介中，报销凭证上注明电子发票存放的地点及进入的路径。这是最新的一个规定，所以需要你们好好斟酌一下是否采用这一种方法！2016年财政部、国家档案局联合公布的《会计档案管理办法》中已明确了电子会计档案的法律地位，只要满足该办法规定的条件，电子发票的开票方或受票方，可仅以电子形式对发票进行归档保存。开票方或受票方需要纸质发票的，可以自行打印增值税电子普通发票的版式文件。

 

 支招二、怎么保证不出现重复报销呢？

 

1、财务部可以对电子发票进行统计，以发票号码作为标识，这样就能避免重复报销，还有个简易方法，在我们报销系统增加电子发票号码字段。

2、就是通过Excel表格做台账。把所有的电子发票，发票编码统一在Excel表格中，从中筛选排除相同的发票编码，可防范电子发票重复报销。也可以再增加电子发票校验和鉴伪功能，如输入发票编码，即可判断发票的真假和是否为重复发票。

3、电子发票在报销系统中应用中外，还可以结合企业内部的ERP、CRM等系统，到时发票资料全部电子化集中处理，发票的管理也将变得简单，将大大提高企业运转效率。

4、也可以一刀切！凡是涉及电子发票报销，不允许以纸质发票报销，以防篡改发票信息。这样也可以从根源上规避造假和重复！

 

支招三、电子发票报销指南

 

1、请报销经手人自行打印电子发票作为报销的原始票据，电子发票有相关明细及附件的，请随电子发票一并附上作为报销的原始凭据；

2、请报销经手人在网报系统中准确录入电子发票的12位发票代码及8位发票号码，未录入电子发票号或错误录入电子发票号将不能正常报销；

3、请报销经手人自行在税务局网站查验电子发票真伪信息，并承诺没有重复报销电子发票，报销经手人及经费负责人对经济业务及电子发票的真实性负责。

4、员工每个月底递交上个月发票，最迟不能超过两个月报销时间。

公司相关部门将对报销的电子发票进行抽查核实，并自动记录已报销过的电子发票号，对报销虚假电子发票及重复报销电子发票的情况，一经发现，将依规追究有关人员责任。