浙注协[2023]178号 浙江省注册会计师协会关于印发《银行函证基础程序专家提示》的通知

　　五、确定函证方式

　　(一)实操要点

　　1.注册会计师应通过查询相关网站(各银行、中国银行业协会)、咨询银行集中处理部门等方式充分了解被询证银行函证受理方式、具体流程以及回函时间等信息。

　　2.注册会计师应充分了解所在会计师事务所银行询证函集约化的进展情况，并预估会计师事务所内外流程整体所需时间。

　　3.注册会计师应充分考虑不同函证方式下回函的可靠性、回函时间以及沟通的便捷性等因素，审慎选择函证方式。

　　(二)实务问答

　　1.银行函证是否可以采用电子邮件的方式?

　　考虑到电子邮件方式发送询证函在安全性、可靠性等方面都存在较高风险，因此，只有在其他更可靠的方式不可行且注册会计师能够恰当识别和应对与电子邮件相关的风险时，才可以考虑采用电子邮件方式实施银行函证。

　　2.目前银行电子函证平台主要有哪几类?

　　目前，银行电子函证平台主要有两类：

　　第一类是有中国银行业协会、中国互联网金融协会、中国金融认证中心等机构建立的第三方电子函证平台，分别为中国银行业协会的银行函证区块链服务平台、中国互联网金融协会的数字函证平台、中国金融认证中心的“会银通”电子函证平台。其中：中国银行业协会的银行函证区块链服务平台接入的金融机构主要为大中型商业银行，如工商银行、农业银行、中国银行、全国性股份制商业银行、城市商业银行;中国互联网金融协会的数字函证平台、中国金融认证中心的“会银通”电子函证平台接入的金融机构主要为农村商业银行、村镇银行等地方性金融机构。

　　第二类是商业银行自建的电子函证平台，主要有中国工商银行的函证e信平台等。

　　实务中，市场上还有一些商业化第三方开发的函证平台软件通过选用或综合上述银行电子函证平台接口实现银行函证电子化。

　　六、实施函证寄送

　　(一)实操要点

　　注册会计师和会计师事务所函证集约化处理部门或人员应对银行函证寄送的全过程实施控制。

　　1.纸质邮寄

　　(1)自2024年1月1日起，注册会计师应将被审计单位盖章后的银行询证函原件寄送或交付给会计师事务所银行函证集约化处理部门或人员统一邮寄。

　　在整体交付过程中应保持充分独立和全程控制，使无关人员特别是被审计单位相关人员无法接触银行询证函原件和被询证银行收件方信息。如不使用被审计单位常用快递公司或快递员揽收银行询证函，不从被审计单位现场寄送;不通过被审计单位人员将银行询证函转交给会计师事务所银行函证集约化处理部门或人员等。

　　(2)注册会计师和会计师事务所函证集约化处理部门或人员应直接从被询证银行官网、国家金融监督管理总局、注册会计师行业统一监管平台、中国银行业协会等外部单位获取并核实银行询证函的集中处理部门、收件地址、联系方式等信息。

　　2.电子函证

　　(1)自2024年1月1日起，银行询证函电子函证需由会计师事务所银行函证集约化处理部门或人员通过会计师事务所使用或管理的函证系统统一处理。

　　(2)注册会计师应对相关数据或资料传递给会计师事务所银行函证集约化处理部门或人员过程保持必要的控制。

　　(3)会计师事务所需考虑是否对所使用的函证系统或第三方函证平台的可靠性进行验证。

　　3.人员跟函

　　(1)自2024年1月1日起，注册会计师应将被审计单位盖章后的银行询证函原件寄送或交付给会计师事务所银行函证集约化处理部门或人员，并由其统一跟函。

　　在整体交付过程中应保持充分独立和全程控制，使无关人员特别是被审计单位相关人员没有接触银行询证函原件和被询证银行收件方信息的可能。

　　(2)跟函人员应直接从被询证银行官网、国家金融监督管理总局、注册会计师行业统一监管平台、中国银行业协会等外部单位获取并核实银行询证函集中处理部门所在具体地址、是否接受跟函以及跟函所需准备资料等信息。

　　(3)若被审计单位提出直接到开户网点进行跟函的，跟函人员应保持必要警惕并通过独立向被询证银行集中处理部门咨询该种方式是否为其许可，并将相关咨询过程通过录音、录像等方式予以记录。

　　(4)观察跟函场地是否为被询证银行的办公场所以及是否为对公柜台，并借助多种工具或方式予以核实。

　　(5)观察、记录并核对接收银行询证函工作人员的身份信息以及判断其是否有足够权限。

　　(6)在整个跟函过程中应保持充分独立和全程控制，使无关人员特别是被审计单位相关人员没有接触银行询证函原件的可能。

　　对被审计单位强烈要求在特定时间到特定网点找特定人员、某些环节由被审计单位陪同人员代为执行、被审计单位陪同人员与银行人员单独交流以及因异常而单独解释说明、银行询证函原件曾被被审计单位陪同人员以复印留存等为由过手等行为保持充分警惕，并考虑跟函程序的不可预见性。

　　(二)实务问答

　　1.在业务忙季，会计师事务所银行函证集约化处理人员如何有效提高人员跟函效率?

　　会计师事务所在业务忙季，可能面临函证集约化处理人手紧张的问题。同时，人员跟函是耗用函证集约化处理人员时间较多的一种方式。因此，建议会计师事务所提前做好如下事项：

　　(1)对以前年度业务忙季的函证数量、函证方式进行摸底，对当年度业务忙季的整体工作量和时间分布进行预测，并在此基础上充实函证集约化处理人员数量。

　　(2)事先协调各业务部门，合理分配函证方式，减少人员跟函方式的数量。

　　(3)制订并完善人员跟函的内部资料传递和外部实施流程，特别是对一些特殊事项的处理流程，如注册会计师错误选择了不接受人员跟函的银行;递交给会计师事务所函证集约化处理人员的银行询证函存在错误等。

　　(4)与银行询证函集中处理部门进行沟通，明确接受人员跟函的银行范围、时间与方式，便于执业人员合理确定函证方式，减少误操作数量。

　　(5)对会计师事务所银行函证集约化处理人员进行事先培训，让其熟悉相关流程和操作要点，提高工作效率和效果。

　　2.会计师事务所银行函证集约化部门的人员是否可以在项目现场直接寄送银行询证函?

　　根据财政部、银保监会《关于加快推进银行函证规范化、集约化、数字化建设的通知》(财会〔2022〕39号)和《银行函证及回函工作操作指引》(财办会〔2020〕21号)等文件规定，会计师事务所银行函证集约化部门的人员应保持必要的独立性及职业谨慎，尽量避免与被审计单位人员直接接触。因此，为充分保持形式和实质的独立，原则上不建议会计师事务所银行函证集约化部门的人员在项目现场直接寄送银行询证函。

　　七、收回函证资料

　　(一)实操要点

　　1.注册会计师和会计师事务所应对银行函证寄送和收回的全过程实施控制。

　　(1)纸质邮寄

　　①自2024年1月1日起，银行询证函应统一由银行直接回函至会计师事务所银行函证集约化处理部门或人员。

　　②注册会计师应采用合理的方式妥善保存回函面单和回函物流轨迹信息。

　　③会计师事务所应制订严格的回函原件借阅制度。

　　除非必要并履行恰当的内部审批程序外，会计师事务所应确保注册会计师无权直接取走并退回银行或不归还回函原件。注册会计师不应以任何形式将收到的回函原件直接返还给被审计单位。任何情况下，会计师事务所均应保留已收(曾收)回函的恰当备份。

　　(2)电子函证

　　①自2024年1月1日起，银行询证函电子信息应统一回函至会计师事务所使用或管理的函证系统。

　　②函证系统应采用合理的方式妥善保存电子信息来源的相关信息。

　　③会计师事务所应制订严格的电子信息管理制度，确保注册会计师无权擅改或删除电子回函信息。

　　(3)人员跟函

　　①自2024年1月1日起，银行询证函跟函人员应为会计师事务所银行函证集约化处理人员。

　　②跟函人员应详细记录跟函的相关信息。

　　③在整个跟函回函阶段应保持充分独立和全程控制，使无关人员特别是被审计单位相关人员没有接触银行询证函回函原件的可能。

　　④会计师事务所应制订严格的回函原件借阅制度。

　　除非必要并履行恰当的内部审批程序外，会计师事务所应确保注册会计师无权直接取走并退回银行或不归还回函原件。跟函人员不应以任何形式将收到的回函原件直接返还

　　给被审计单位。任何情况下，会计师事务所均应保留已收(曾收)回函的恰当备份。

　　2.验证回函的可靠性，对异常事项保持应有的关注并予以核实。

　　(1)纸质邮寄

　　①对回函内容予以验证。如，检查其回函内容是否与发出信息保持一致，如检查收到的回函是否为发出的询证函原件等。

　　②对回函主体予以验证。如，检查回函快递是否由被询证银行直接寄回，检查回函物流信息是否与银行询证函集中处理部门所在地相一致等。必要时，向银行询证函集中处理部门询证回函真伪。

　　③对回函印章予以验证。如，检查回函印章是否系被询证银行合法印章，是否存在明显瑕疵或可疑之处，如与其他项目或该项目不同期间、不同场景的该银行回函印章进行比较等。

　　④对回函过程予以验证。如，检查整个回函时长是否合理，是否与距离、快递速度相匹配等。

　　(2)电子函证

　　①会计师事务所应定期检查函证系统是否正常，是否有被病毒或人为攻击，是否有未经授权删改数据库的情况。

　　②会计师事务所应对回函方服务器异常、链路异常、回函IP或时间异常等情况保持必要警惕。

　　(3)人员跟函

　　①对回函内容予以验证。如，检查其回函内容是否与发出信息保持一致，如检查收到的回函是否为发出的询证函原件等。

　　②对回函主体予以验证。如，检查回函是否系从银行询证函集中处理部门所在地或被询证的银行分支机构处直接获得，是否符合银行公示的回函方式，是否系当初接收询证函的工作人员处获取，是否长时间离开跟函人员视线等。

　　③对回函印章予以验证。如，检查回函印章是否系被询证银行合法印章，是否存在明显瑕疵或可疑之处，如与其他项目或该项目不同期间、不同场景的该银行回函印章进行比较等。

　　(二)实务问答

　　1.银行函证回函收件过程中，快递公司若将回函资料直接交给门卫签收，会计师事务所应如何应对?

　　根据《中国注册会计师审计准则第1312号——函证》的要求“当实施函证时，注册会计师应当对选择被询证者、设计询证函以及发出和收回询证函保持控制”。快递公司直接将回函资料交给门卫不仅易造成快递丢失也给“替换”银行询证函回函造成了一种可能，建议采取如下应对措施：

　　(1)与物业公司联系，设置会计师事务所专属的快递收件箱，并设置一定的安全措施，由会计师事务所银行函证集约化处理人员处理收件。若办公地点条件不具备的，可考虑另择满足条件的场所作为收件地址。

　　(2)明确告知物业公司人员不得代收银行询证函回函。

　　(3)与相关快递公司取得联系，告知其不要将银行询证函回函交给门卫签收。

　　2.在超过规定的合理时间后，注册会计师收到银行回函应注意些什么?

　　在整个银行函证过程中，可靠性是注册会计师必须关注的重中之重。根据《关于进一步规范银行函证及回函工作的通知》(财会〔2020〕12号)规定，银行业金融机构应当自收到符合规定的询证函之日起10个工作日内，按照要求将回函直接回复会计师事务所或交付跟函人员。如银行业金融机构因询证函不符合规定拒绝回函，应当在收到询证函3个工作日内通知会计师事务所，以保证回函效率。因此，如果收回的银行询证函超过规定的合理日期，注册会计师对此应保持高度警惕，并进一步追查原因。如，对回函物流相关信息进行审慎检查和分析;与同个银行其他项目或账户的回函时间做对比分析;与银行集中处理部门直接联系确认相关情况;加强与此银行相关信息审验等。必要时，再次发函。

　　八、采取应对措施

　　(一)实操要点

　　对回函信息不符或不完整的、回函可靠性异常或未及时回函的银行询证函，注册会计师应分别采取如下应对措施。

　　1.回函信息不符或不完整

　　(1)对回函信息不符且未标明原因或正确金额，以及回函信息不完整的，注册会计师应重新检查函证内容、填列方式是否正确，并与被询证银行沟通具体原因或正确金额。必要时，再次发函。

　　(2)对回函信息不符且明确标明原因和正确金额的，注册会计师应进一步调查不符事项以及原因。必要时，再次发函。

　　回函信息不符事项可能显示财务报表存在舞弊或重大错报风险，注册会计师对此应保持高度警惕。

　　2.回函可靠性异常

　　注册会计师应重新全面审视异常现象，分析异常原因并予以解决。在异常事项得到有效解决的基础上，注册会计师应再次发函。若异常事项难以解决，注册会计师要充分评估异常事项对回函可靠性的影响，结合其他替代程序实施结果，综合考虑是否已获得充分、适当的审计证据支持审计结论。

　　3.未及时回函

　　对未及时收到回函的银行询证函，注册会计师应积极跟进，与相关人员沟通、分析原因(如，银行遗漏回函、物流丢件、未按照银行要求填列询证函等)，考虑再次发函或实施恰当的替代程序，并考虑是否已获得充分、适当的审计证据支持审计结论。

　　注册会计师决定再次发函的，仍需遵循前面各道步骤的相关控制。

　　(二)实务问答

　　1.若被询证银行回函中信息不完整或包含影响可靠性的免责或其他限制性条款时，该如何处理?

　　根据《银行函证及回函工作操作指引》(财办会〔2020〕21号)的要求，被询证银行应当对银行询证函所列示的1-14项及附表涉及的全部信息作出回应。个别银行在实务工作中可能坚持选择采用其系统自动生成的报告或其他形式的自有格式回函，或以数字函证方式进行回复，回函信息可能并未包含执业人员函证的所有信息。此外，部分银行可能坚持在询证函回函中补充或后附影响回函可靠性的免责或其他限制性条款，如“2-14项未列示，非本次函证事项”“仅对××项函证”“本信息是从电子数据库中取得，可能不包括被询证者所拥有的全部信息”“既不保证本信息准确也不保证其是最新的，其他方可能会持有不同意见”“接收人不能依赖询证函中的信息”等。

　　注册会计师在发现回函信息不完整或者包含了影响回函可靠性的免责或其他限制性条款时，应及时与被询证银行沟通，或者向被询证银行的上级行或集中处理部门反映，询问相关原因，并考虑再次发出询证函。如果再次发出询证函不可行，注册会计师应当针对所需函证信息与回函确认信息逐项比对，并对所有未确认的函证信息实施替代程序，同时考虑是否已获得充分、适当的审计证据支持审计结论。

　　2.注册会计师执行再次发函后，对已收到的银行询证函如何处理?

　　因各种原因，注册会计师决定再次发函的，原则上不应退回已收回的银行询证。若被询证银行坚持要求退回已回函原件，注册会计师应注意以下事项：

　　(1)与被询证银行直接沟通，明确其退回已回函原件要求及原因。必要时，要求对方出具相关文件、证明或说明。

　　(2)履行会计师事务所内部调阅已回函原件的内部审批流程。

　　(3)会计师事务所函证集约化处理部门或人员通过复印、拍照、扫描等方式保留已收回银行询证函的恰当记录。

　　(4)会计师事务所函证集约化处理部门或人员直接将回函原件与再次发出的询证函在一份快递中寄出，并说明原因。

　　(5)整个退回过程，除会计师事务所函证集约化处理人员、快递人员和被询证银行集中处理部门人员外，已回函原件不应经他人之手。

　　九、评价函证结果

　　(一)实操要点

　　注册会计师在考虑函证程序和替代程序的可靠性、不符事项的原因、频率、性质和金额以及实施其他审计程序获取的审计证据基础上，评价函证程序(包括替代程序)的结果是否提供了充分适当的审计证据。

　　(二)实务问答

　　1.在评价函证结果时，银行询证函信息必须相符吗?

　　银行函证是一项针对重大类别的交易、账户余额和披露非常有效的实质性程序。因其直接从被审计单位外部取得的以文件记录形式(包括纸质、电子或其他介质)存在的原始审计证据，具有高度可靠性。注册会计师在收到不符信息的回函后，应进一步调查不符事项以及原因。若不符事项较为清晰，如由于笔误，银行回函予以指出;漏填某项信息，银行回函予以补充等，注册会计师可以不再发函，但在审计底稿中应详细记录回函差异金额、原因以及补充实施的审计程序等。

　　需要提醒的是，若银行询证函不符事项的原因较为特殊或不符频率较高或不符事项的性质和金额较为特殊时，注册会计师应检查对被审计单位相关内部控制制度的设计以及执行有效性的评价是否恰当，并考虑是否需对审计计划做出修订。

　　2.注册会计师如何考虑电子函证平台的可靠性?

　　一般而言由非商业化半官方机构(如中国银行业协会、中国互联网金融协会、中国金融认证中心等机构建立的第三方电子函证)以及由大型商业银行等金融机构建设的电子函证平台有相对较为完善的收发函内部控制制度。除非出现相反情况，注册会计师通常无需对这些机构建立的电子询证函平台内部处理过程的可靠性进行专门评价。但注册会计师可能需要考虑上述电子询证函平台与注册会计师自建或外采系统进行信息传递的过程是否可靠。

　　需要提醒的是，注册会计师如果利用商业化第三方开发的函证平台软件通过选用或综合上述银行电子函证平台接口实现银行函证电子化的，通常还需要对商业化第三方开发的函证平台的安全可靠进行适当评估。

　　税屋附件：

　　1.银行函证基础程序参考流程图

　　2.部分银行函证业务公告链接