国税发[2000]204号 国家税务总局关于印发《全国税务机关归档文件整理办法(试行)》的通知

国家税务总局关于印发《全国税务机关归档文件整理办法(试行)》的通知

国税发[2000]204号           2000-12-12

各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局、地方税务局，扬州税务进修学院：

　　为适应办公自动化建设的需要，提高税务档案管理水平，经部分地区税务机关试点，根据国家档案局中央档案馆关于发布《〈归档文件整理规则〉等7项档案工作行业标准的通知》(档发[2000]12号)，总局决定，2001年全国税务机关全面试行新的归档文件整理办法。现将《全国税务机关归档文件整理办法(试行)》印发给你们，请遵照执行。

　　为配合此办法试行，总局开发了税务档案管理软件，可于2001年2月后在税务系统广域网上下载使用。望各单位将此办法试行中发现的问题和建议及时向总局办公厅反映，以便修改后正式下发执行。

　　税 屋附件：

　　1.归档章、归档文件目录及其封面、档案盒、备考表式样(略)

　　2.全国税务机关归档文件整理办法(试行)

国家税务总局

2000年12月12日

全国税务机关归档文件整理办法(试行)

　　第一条 为适应办公自动化建设的需要，提高税务档案管理效率，根据国家档案局的要求和税务档案工作实际，国家税务总局决定对全国税务机关文书档案、案件档案整理归档方法进行改革。

　　第二条 取消文书立卷、案卷装订和编写页码，并不再编写案卷目录、文号索引清题目录(或卡片)等检索工具。将档案管理的保管单位由案卷改为“件”。

　　第三条 确定归档文件的“件”。一般以每份文件为一件，文件正本(包括附件)与定稿为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文为一件。

　　第四条 文件(包括正式发文和其他应归档材料)定稿如果是计算机打印的，并且没有修改笔迹，与正本内容一致，只将文头纸或者领导签字的一页附在正本之后归档。

　　第五条 已实现办公自动化，在本单位内部取消纸质文件的，将印刷发出的纸质文件加盖印章存档。

　　第六条 应归档的电子文件(包括各版本)与纸质文件标引一致，并存入档案数据库。

　　第七条 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件、热敏传真纸文件应予复制。

　　第八条 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

　　第九条 归档文件可以按照年度至保管期限或者保管期限至年度等方法进行分类。归档文件数量不多的单位可以直接按照年度进行分类。分类方法应保持稳定。

　　第十条 归档文件应按件选用无酸纸信封角、不锈钢曲别针、棉线进行装订。装订时，正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;复文在前，来文在后。

　　第十一条 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按文件字号、时间、重要程度进行排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　第十二条 国家税务总局内设机构应归档文件按下列顺序进行排列：国税发文件、国税函文件、国税明电、与其他单位的联合发文、国税任字、国税办发、国税办函、司局发文和便函、会议文件。签报和其他本单位工作中形成的材料、本单位编发的信息、重要收文等。同一种文件按文号或者日期进行排列。有关同一年度同一问题的文件(如关于同一问题补充通知、更正通知，关于同一个人的任免通知)不受此限，可以排列在一起。

　　第十三条 在每“件”文件第1页的右上部空白处盖上本单位统一刻制的归档章(见图1)(略)，并使用钢笔、蓝黑或黑色墨水填写有关内容。

　　全宗号：当地档案馆给各立档单位档案全宗的代号，可以刻在章上，没有代号的可以不填。

　　年度：用4位阿拉伯数字填写档案所属年度。

　　室编件号：用阿拉伯数字填写档案室对该件所编的顺序号。

　　机构或问题：为该件所属内设机构的全称或者规范化的简称，可以刻在章上。

　　保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。

　　馆编件号：按进馆要求填写。

　　第十四条 档案保管期限仍按《全国税务机关档案管理办法》(国税发[1996]64号)的规定执行。

　　第十五条 抄写归档文件目录，目录样式如图2(略)。

　　以“件”为单位按排列顺序抄写目录。复文和来文为一件的，只抄写本单位制发的文件目录，并在“备注”中填写“附来(复)文”。目录统一使用A4幅面的纸张，用小四号字。

　　件号：按文件排列顺序填写。

　　责任者：填写对该文件负责的单位名称(使用全称或者规范化的简称)或者人名。

　　文号：填写文件字号或者期刊编号;没有文号或者期刊编号的，不填。

　　题名：填写文件标题，除联合发文外，标题中的单位名称可以省略;没有标题的，可以填写事由，外加“[]”。

　　日期：正式文件填写签发日期，其他材料填写形成日期，用8位阿拉伯数字填写，如“20000101”、“20011231”。

　　再数：按该件有字的负面计算，用阿拉伯数字填写。备往：填写需要说明的问题。

　　没有按保管期限进行分类的，在归档文件目录中可以增加卫拦“期限”，填写文件所属保管期限。

　　第十六条 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见图3)(略)。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

　　第十七条 将归档文件按本档案室编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊上各项。

　　档案盒封面应标明全宗名称(见图4a)(略)，外形尺寸为310mm×220 mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。

　　档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图4b图4c)(略)。

　　其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“-”号连接;盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

　　档案盒应采用无酸纸制作。

　　第十八条 在档案盒内文件之后置放备考表，项目包括盒内文件情况说明、整理人。检查人和日期(见图5)(略)。

　　盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

　　整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

　　检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

　　日期：归档文件整理完毕的日期。

　　第十九条 各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局、地方税务局，扬州税务进修学院可以根据本办法制定具体实施办法。

　　第二十条 本办法由国家税务总局办公厅负责解释。

　　第二十一条 本办法自2001年1月1日起实施。